Charte vie privée de COMPAGNIE FIDUCIAIRE ET DE GESTION SPRL
(mise à jour : 16/10/2018)

1. Champ d’application

La société privée à responsabilité limitée COMPAGNIE FIDUCIAIRE ET DE GESTION (dont le siège social est situé à 6032 Charleroi, avenue Paul Pastur 359, inscrit à la BCE sous le numéro 0872.709.790), ayant une unité d’établissement situé au 88 rue Gachard à 1050 Bruxelles, ci-après dénommée « CFG », en sa qualité de responsable de traitement, attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. La présente Charte vie privée (ci-après dénommée « la Charte ») vise à vous informer de la manière dont CFG utilise et protège les données à caractère personnel que vous êtes amenés à lui transmettre lorsque vous lui confiez une mission et/ou lorsque vous prenez contact notamment via son site internet accessible à partir de l’URL suivante : http://www.cfg.be

Toute donnée à caractère personnel collectée par CFG sera transférée, stockée et traitée dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

CFG se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Charte, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative ou technologique. La date de sa mise à jour sera toujours indiquée en tête de la présente Charte. Les modifications effectuées vous engagent dès la publication de la nouvelle version de la Charte sur le site internet de CFG. Il vous est donc conseillé de consulter régulièrement la présente Charte afin de prendre connaissance des éventuelles modifications.

Les concepts tels que « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « données à caractère personnel », etc. ont la signification que leur donne le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) (Règlement n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données).

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est CFG.

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à nous contacter par courriel à l’adresse info@cfg.be

3. Catégorie de données personnelles traitées par CFG

Lorsque vous confiez une mission d’ordre comptable, fiscal ou juridique à CFG, vous devez obligatoirement remplir une fiche client et donner une copie de votre carte d’identité. La fiche client contient un certain nombre d’informations à votre sujet, dont vos prénom, nom, numéro national, adresse, numéro de téléphone, numéro de GSM, numéro de fax, adresse e-mail et numéro TVA.

Durant l’exécution de sa mission, CFG peut être amené à traiter d’autres données strictement nécessaires au traitement de votre dossier, dont des données dites « sensibles » ou des données relatives aux infractions que vous auriez commises et aux condamnations pénales dont vous feriez l’objet.

En outre, lorsque vous prenez contact avec CFG par le biais de son site internet, vous êtes également amené à remplir vos coordonnées et, par conséquent, à lui communiquer les données à caractère personnel susmentionnées.

En cochant manuellement ou électroniquement la case « J’accepte que mes données à caractère personnel soient traitées pour les finalités listées dans cette Charte », vous consentez expressément au traitement desdites données par CFG dont les finalités sont développées ci-dessous. Vous vous engagez également à ce que les données que vous avez communiquées soient exactes et sincères. CFG décline toute responsabilité en cas de dommages causés en raison de la communication d’informations, erronées, incomplètes ou frauduleuses.

4. Finalité du traitement et base légale

CFG utilise vos données à caractère personnel aux fins suivants :

FINALITESDONNEES UTILISESFONDEMENT LEGAL
1. CommunicationCFG utilise vos données afin de vous communiquer des informations en relation avec la mission que vous lui avez confiéeAdresse, adresse email, numéro de téléphone, de GSM ou de faxCe traitement est basé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’exécution du contrat qui vous lie à CFG,
2. Exécution de la missionCFG utilise vos données afin d’exécuter correctement la mission que vous lui avez confiée.Toutes les données nécessaires au traitement de votre dossier (voy. supra)
Ce traitement est basé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’exécution du contrat qui vous lie à CFG.
3. PaiementCFG utilise vos données afin de vous envoyer les factures liées aux prestations effectuées dans le cadre de la mission que vous lui avez confiée.Adresse, nom, prénom et n° TVA.Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat et à son obligation légale de respecter les formalités d’une facture.
4. InformationsCFG utilise vos données afin de vous communiquer par email toute information juridique qu’elle jugerait utile au regard de la mission précédemment confiée.Adresse email.Ce traitement est fondé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’intérêt légitime dont disposerait CFG au regard de la mission précédemment confiée.

Vous pouvez à tout moment demandez d’être exclu de ce type d’informations

5. Respect de la loi anti-blanchimentCFG conserve vos données afin de respecter les obligations qui lui sont imposées par la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017Nom, prénom, lieu et date de naissance, adresse.Ce traitement est fondé sur une obligation légale.

CFG conserve vos données à caractère personnel pour la durée du traitement de votre dossier. Une fois votre dossier clôturé, vos données sont conservées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de CFG, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de responsabilité.

5. Moyens de protection mis en place

CFG s’engage à protéger vos données contre tout accès sans autorisation et contre l’utilisation illégale, la perte accidentelle, la destruction et la dégradation. Pour ce faire, CFG a notamment mis en place les mesures suivantes :

  • Placement d’antivirus ;
  • Installation de firewall ;
  • Cryptage des données sauvegardées ;
  • Protection des données physique par la sécurisation des locaux grâce à des caméras, un système d’alarme et une patrouille d’intervention.

6. Destinataires des données personnelles et garantie en cas de transfert vers un pays tiers

CFG s’engage à ne pas transférer vos données à caractère personnel en-dehors de l’Union Européenne.

Si le traitement de votre dossier le requiert, CFG pourra être amené à partager certaines données de votre dossier, en ce compris vos données à caractère personnel, avec d’autres personnes soumises aux mêmes obligations de secret professionnel. Si tel est le cas, CFG s’engage à transférer ces données via un système électronique d’échange d’informations sécurisé.

7. Vos droits concernant vos données personnelles

a. Droit d’accès

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel. Pour exercer votre droit d’accès, vous pouvez envoyer un email à l’adresse info@cfg.be. Les données que CFG aura récoltées à votre sujet vous seront communiquées en version papier à l’adresse que vous aurez communiquée dans l’email susmentionné ou, à défaut, dans la fiche client ou sur le site internet.

b. Droit de rectification

Vous pouvez, à tout moment, demander à CFG de compléter ou de modifier les données à caractère personnel vous concernant lorsque vous constatez que celles-ci sont incomplètes, erronées ou obsolètes.

c. Droit d’opposition

Vous êtes en droit de vous opposer à ce que CFG traite vos données à caractère personnel. L’exercice de ce droit d’opposition n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :
–       lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
–       lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

Lorsque vos Données Personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous opposer à leur traitement en toutes circonstances.

d. Droit à l’effacement

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos Données Personnelles vous concernant lorsqu’il n’y a plus de motif de les traiter.

Veuillez toutefois noter que, même si vous exercez votre droit à l’effacement, CFG est susceptible de conserver certaines informations vous concernant lorsque la loi le lui impose (comme par exemple la législation fiscale ou comptable) ou lorsqu’il a un motif légitime pour le faire.

e. Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement des Données Personnelles vous concernant, auquel cas nous pourrons uniquement conserver ces Données Personnelles à l’exclusion de toute autre forme de traitement.

f. Droit de retirer votre consentement

Lorsque vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données Personnelles, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans préjudice de la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait.

g. Droit à la portabilité

Vous avez également le droit de recevoir les données que vous avez fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre (ou de demander à ce que soient transmises) ces données à un autre responsable du traitement que CFG lorsque :

–  le traitement de vos données est fondé sur le consentement ou sur l’exécution du contrat ;
–  le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter CFG par email à envoyer à l’adresse info@cfg.be.

CFG s’engage à répondre dans un délai raisonnable à toute demande relative à l’exercice des droits susmentionnés. Ce délai ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande, à moins que CFG décide d’exercer son droit de prolongation de ce délai qui sera de maximum deux mois.

h. Droit de demander des informations ou d’introduire une réclamation après de l’Autorité de protection des données

Vous êtes également en droit de demander des informations complémentaires ou d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : contact@apd-gba.be